電子定款の電子認証手続

電子定款作成後の次に、電子定款認証手続について説明します。
一人で自力で電子定款の認証手続に挑戦してみましょう。

会社設立の流れはこちら

 

まずは登記・供託オンライン申請システムの利用者登録をします

法務省のオンライン申請システムを通じ、PDFファイル化した電子定款に、電子署名を付して申請します。
登記・供託オンライン申請システムに利用者登録を行います。オンライン申請システム利用のための事前準備の流れにおける「6」の「申請者情報の登録」です。

会社設立登記オンライン申請者情報登録

http://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/
出典:登記・供託オンライン申請システム

 

オンライン申請用総合ソフトをインストールしましょう

申請用総合ソフトをインストールします。オンライン申請システム利用のための事前準備の流れにおける「7」の「申請用総合ソフトのインストール」です。

ソフト名 内容 バージョン情報
(更新日)
ファィルサイズ ダウンロード
ボタン
申請用総合ソフト 「申請用総合ソフト」の本体のインストーラです。ダウンロードしたsetup.exeをダブルクリックして,インストールを実行してください。なお,setup.exeの発信元は「t-k-download.moj.go.jp」です。 4.2A
(2015/12/25)
27.2MB btn_download_on

申請用総合ソフトのダウンロード
出典:登記・供託オンライン申請システム

 

オンライン申請用総合ソフト起動

「すべてのプログラム」の「法務省」内から、既にインストールしてある申請用総合ソフトをクリックして起動します。

申請用総合ソフト起動

 

オンライン申請用総合ソフトにログイン

「申請者情報の登録」に基づき、申請用総合ソフトの申請者IDとパスワードを入力してOKボタンをクリックします。
法務省オンライン申請システムの利用時間は月曜日から金曜日まで(国民の祝日・休日,12月29日から1月3日までの年末年始を除く。)の8時30分から21時まで。

オンライン申請用総合ソフト

申請者操作手引書(電子公証申請 申請用総合ソフト編)
出典:登記・供託オンライン申請システム

 

申請用総合ソフトにログインすると「処理状況表示」画面が表示

申請用総合ソフトにログインすると処理状況表示の画面になります。
登記・供託オンライン申請システムにログインしている場合には,手続の処理状況が更新されます。

処理状況表示申請用総合ソフト

申請者操作手引書(電子公証申請 申請用総合ソフト編)
出典:登記・供託オンライン申請システム

 

申請用総合ソフトで申請書を新規作成します

申請用総合ソフトの「処理状況画面」の左上にある「申請書作成」をクリックします。

申請書作成

申請者操作手引書(電子公証申請 申請用総合ソフト編)
出典:登記・供託オンライン申請システム

 

電磁的記録の認証の嘱託

[申請書作成] →[電子公証]→[電磁的記録の認証の嘱託]を選択して、選択ボタンをクリックします。
電磁的記録の認証の嘱託の画面では、「件名」(会社設立予定の商号を記載してください)、「嘱託人氏名」を全角で入力します。
「法務局名」、「公証役場名」、「公証人名」(※)はドロップダウンで選択します。
(※)定款認証申請は、公証役場の個別の公証人に申請します(A公証人宛にオンライン申請したものをB公証人は認証できない)。事前に公証役場と連絡を取って、どの公証人宛にオンライン申請すべきか担当公証人名を確認しておいてください。
「公証役場で文書を保存する」のチェックボックスにチェックマークを入れてください(チェックを外すと書面謄本が取れなくなります)。
「完了」ボタンをクリックして申請書作成を終了します。
公証人に会社の定款認証を依頼することを嘱託(しょくたく)といいます。
定款認証を申請する人のことを嘱託人といいます。
会社設立登記オンライン申請システムと電磁的記録の認証の嘱託

 

電子定款を申請書に添付します!

[ファィル添付]→[ファィル追加]。
電子定款(PDFファィル)を申請書に添付します。
「処理状況画面」上部の[ファィル添付]ボタンをクリックします。
「添付ファイル一覧」画面が表示されますので、署名済の電子定款のPDFファィルを選択して[ファイル追加]のボタンをクリックします。
会社設立定款電子認証 電磁的記録ファィル添付

申請書への電子署名の付与

[署名付与]→[ファィルで署名]。
「処理状況画面」上部にある「署名付与」ボタンをクリックします。
電子署名を付与する申請書等の確定後,署名の方法を選択します。
「ICカードで署名」を選択してクリックします。
会社設立登記オンライン申請電子署名付与

 

ICカードのカードリーダーへの差し込み確認

電子証明書が格納されているICカードをカードリーダーに差し込んでください。ICカードの差し込みが完了したら、「OK」ボタンをクリックしてください。
会社設立電子定款認証 ICカード差し込み確認

 

アクセスパスワード入力

ICカードまたは電子証明書ファィルのアクセスパスワードを入力してください。
パスワードを間違えるとICカードがロックされる場合があります。
会社設立 電子定款認証 アクセスパスワード

 

電子署名付与完了

電子署名の付与が完了しますと、「署名付与完了」画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
「処理状況画面」で、オンライン申請を行おうとする申請書等が署名済みであることを確認します。
会社設立電子定款認証 署名付与完了

 

電子定款等申請データを送信!

処理状況画面の上部にあるオンライン申請を行おうとする申請書等(電子定款と電子署名を付けた「電磁的記録の認証の嘱託」)を選択し、「申請データ送信」のアイコンをクリックします。
嘱託情報を送信します。
「送信確認」画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
ここまでの手続きで電子定款を公証役場に送信することができたと思います。
対象の申請データの「状態」欄が「送信完了」であることを確認後、「閉じる」をクリックし、「処理状況表示」画面に戻りま
す。
会社設立 電子定款認証 申請データ送信

なお、登記・供託オンライン申請システムに申請して電子定款が公証人に送信された後、公証人が定款内容をチェックして訂正箇所があったり、記載不備がありますと、訂正はできませんので却下され、再申請が必要となります。
ですので、公証人に定款の事前チェックを電話依頼します。定款案、印鑑証明書をFAXかメール添付ファィルで公証人に送ります。事前チェックの書類送付の際には、嘱託人の電話番号、FAX番号等の連絡先を通知してください。

 

きちんと送信できたか処理状況を確認!

電子公証関係手続の申請書等を検索する場合は「電子公証」のタブを選択します。
申請用総合ソフトにより作成した申請書等の一覧が表示されます。
「処理状況」、「件名」、「最終更新日時」、「申請者 ID」、「到達日時」、「申請番号」を確認することができます。
「申請番号」は公証役場に行くときに必要となります。
会社設立電子定款認証 処理状況の確認

登記・供託オンラインシステムを経由して電子定款ファィルが公証人宛に送信されます。

 

公証役場に行く

電子定款を公証役場に送信した後は申請者か代理人が実際に公証役場に足を運ぶ必要があります。
オンライン申請したのでその後の手続きもオンラインでいいのではないかと思われるかもしれませんが、認証を受ける際に嘱託人が公証役場に行くというのは理由があります。

 公証人の行う認証とは、文書又は電磁的記録に記録された情報の作成名義人が文書にした署名若しくは押印又は情報に付した電子署名が、作成名義人本人の意思に基づくものであることを証明することを意味します。
私文書又は私人が作成した電磁的記録が真正に成立したものである(すなわち、作成名義人本人の意思に基づいて作成されたものである)ことは、文書であれば署名又は押印があること、電磁的記録であれば電子署名が行われていることにより、それぞれ推定されることになります(民事訴訟法第228条第4項、電子署名及び認証業務に関する法律第3条)。
しかしながら、これらの推定は、その前提事実として、署名若しくは押印又は電子署名が、作成名義人本人の意思に基づいてされていることを前提とするものです(署名押印につき、最判昭和39・5・12民集18巻4号597頁参照)。文書にされた署名押印については、作成名義人の印鑑による印影であることが認められれば、印鑑はその名義人が十分な管理を行っているはずであるとの経験則に基づいて、事実上、作成名義人の意思に基づいて押印されたものであると推認されることになりますが(前掲最判昭和39・5・12参照)、事実上の推定に頼らずに、署名押印が作成名義人本人の意思に基づいてされたことを証明する手段として、公証人による認証があるのであり、その本質は、公証人の面前で、署名押印をしたことを作成名義人本人が陳述し、これを公証人が証明するところにあるのです。
電子署名については、印鑑による印影について認められるような経験則が訴訟において認められた実例が見当たらないところであり、場合によっては、作成名義人本人の意思に基づくことが争点とされた場合には、検証又は鑑定などの証拠調べによって立証することが必要とされます。
これに対して、公証人の認証を受けた電磁的記録であれば、作成名義人本人の意思に基づいて電子署名が行われたことが、公証人の面前における本人の陳述によって証明されていますので、電磁的記録の真正な成立について争いが生ずる余地がほとんどないということができます。
このように、公証人の面前における認証の手続が、後日の紛争を回避する上で重要な役割を果たすという点において、文書の場合と電磁的記録の場合とで変わりがありません。したがって、電磁的記録の認証の付与の嘱託に際して、指定公証人の面前における嘱託人又はその代理人の陳述を、指定公証人が証明するという手続を廃止することは、考えられません。
なお、電磁的記録の認証の嘱託のほとんどが、司法書士、行政書士等の代理人により、しかも事務員による使者形式で行われているとは承知していませんが、そのような事実がある場合には、公証人による作成名義人本人の意思に基づくものによるかどうかの確認がされていないこととなりますので、その嘱託に基づく認証は無効となります。

出典:「指定公証人の行う電磁的記録に関する事務に関する省令の一部を改正する省令案に対するパブリックコメントと回答」

公証役場に持参するものは

  • 委任状+定款見本
  • 印鑑証明書(定款見本に押印した人の印鑑証明書)
  • 申請番号・受付番号
  • CD-R、CD-RWやUSBフラッシュメモリ等の電子定款を保存するための媒体(公証役場によっては必要)
  • 手数料
  • 身分証明書類(運転免許証等)

指定公証人は、嘱託人・代理人の面前で嘱託された電子定款の内容を審査します。

審査の結果、問題がなければ、指定公証人は自らの手で電子定款に電子署名して認証します。電子媒体に記録して保存します。

 

電子定款認証をプロに依頼する場合

一般の方が自力で電子定款を作成して公証人の認証を受けるというのは、手続きが複雑であり、珍しいケースだと思います。
通常は、会社設立のプロに電子定款作成から電子定款認証、登記手続までを依頼することが多いと思います。
会社設立における電子定款認証をプロにお願いする場合、以下の手続を丸投げすることができます。

  • 電子定款作成
  • 電子定款に認証代理人の電子証明書を使って電子署名
  • 電子定款認証を認証代理人名義で申請
  • 公証人から電子認証を受ける

Gemstone税理士法人では行政書士・司法書士と連携し、都内最安での会社設立対応が可能です。
ご自分で会社設立するよりもコスト面でも安くなりますし、専門家の手厚いサポートがあります。

Gemstone税理士法人は、会社設立の手続きを手数料0円、最速1日、手続き完全代行します。
起業家の会社設立を成功に導きます!

顧問料10,000~で設立手数料完全0円

業務のご依頼につきましては、まずは無料面談にてお申し込みください。

tel:0334428004
(HPを見ましたとお伝え下さい)

無料相談、お問い合わせフォーム

会社設立を検討したいので無料相談を受ける!