請求書とは?

請求書の発行は売掛金を回収するための大事な手続きです。
口頭での請求ではなく、請求したという事実を、売り手・買い手の双方が書面に残すことで、後日のトラブルを回避するのです。
請求書に間違いがあると得意先は振込をしてくれませんので、事業の資金繰りに重大な影響を及ぼすことがあります。

 

請求書を発行するタイミング

請求書を発行するタイミングは、都度請求と締請求があります。
都度請求(つど請求)とは、納品の都度、請求書を発行することです。
締請求(しめ請求)とは、毎月一定の締日に1か月分の売上額をまとめて請求することです。

都度請求の場合 締請求の場合

出典;「請求・回収_売上管理・注文書作成の弥生販売 16」, <https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/function/bill.html>, (参照2016-7-7)

 

請求書は2部作成する

請求書は得意先用と会社保管用の2部を作成します。

請求明細書 商品コード : 334204

出典;「印刷帳票一覧_売上管理・注文書作成の弥生販売 16」, <https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/print.html>, (参照2016-7-7)

 

請求書作成の手順

販売管理ソフトやExcel等を使って請求書を作成します。

  • 得意先・支払期日・商品名・数量・単価・金額・口座情報等を注文書や受注メモ等と照らし合わせて入力します。
  • 請求額は税込金額で記入します(たとえ消費税免税法人でも税込金額で構いません)。
  • 得意先の締日に間に合うように、請求書を発行・送付します。得意先締日を過ぎると支払が1か月遅れることもあります。
  • 振込口座の名義には、振り込み間違い予防のために、フリガナも記載します。
  • 請求書には連番を付して、管理します。
  • 請求書の送付先に間違いはないか確認します。請求書送付先に誤りがある場合、得意先から入金してもらえません。
  • 請求書の出し忘れがないか確認します。請求書発行漏れがある場合、得意先から入金してもらえません。商品代価の場合、2年間請求を懈怠すると、請求できる権利自体が無くなってしまいます。
  • 「振込み手数料はお客様負担でお願いします」等の文言を記載することも多いです。負担関係でもめないように、事前に契約書等で取り決めをしておくとよいでしょう。
  • 請求書は、作成後に日付順に綴じて保管しておきます。

請求明細書 商品コード:334402

出典;「請求・回収_売上管理・注文書作成の弥生販売 16」, <https://www.yayoi-kk.co.jp/products/dealing/function/bill.html>, (参照2016-7-7)

 

請求書の記載事項

  1. 書類作成者の氏名又は名称
  2. 取引年月日
  3. 取引内容
  4. 取引金額(税込み)
  5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

出典;「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた」, <http://www.nta.go.jp/taxanswer/shohi/6625.htm>, (参照2016-7-14)

 

 

請求書のExcelテンプレート

請求書をExcelで作成する場合は、テンプレートサイトが参考になります。
㈱マネーフォワードのサイトから無料でexcelやwordのテンプレートをダウンロード出来ます。会員登録不要です。

出典;マネーフォワード「請求書テンプレート _ ビジネステンプレート集(エクセル・ワード)」, <https://invoice.moneyforward.com/templates/billings>, (参照2016-7-7)

㈱misocaのサイトから無料でexcelやwordのテンプレートをダウンロード出来ます。会員登録不要です。

出典;misoca「エクセルOK!請求書の無料テンプレート・ひな形と書き方」, <https://www.misoca.jp/blog/free_invoice_template>, (参照2016-7-7)

請求書発行自体はExcelで事足りますが、データベースソフトではありませんので、過去の販売データの集計や滞留債権の消込等の作業をするのは得意ではありません。

 

源泉徴収税の自動計算付きの請求書のExcelテンプレート

源泉徴収税の自動計算付きの請求書エクセルテンプレートです。デザインや各種士業の方など源泉徴収税を引いて請求する場合に便利です。
(源泉徴収税は10.21%で計算をしています)

Excel請求書テンプレート_源泉徴収税計算

出典;misoca「エクセルOK!請求書の無料テンプレート・ひな形と書き方」, <https://www.misoca.jp/blog/free_invoice_template>, (参照2016-7-7)

 

請求書をWordで作成することの是非

請求書をWordで作成されている方もいますが、合計額、消費税、場合によっては源泉所得税の計算を手計算する必要がありますので、計算ミスを回避するためには、Wordよりも請求書発行ソフトやExcelの方がおすすめです。

 

請求書発行ソフト

請求書を販売管理ソフトで作成することもできます。
弥生販売
商奉行
※請求書と売上伝票をワン・ライティング用紙により発行している場合に、売上の二重計上をしないよう注意する必要があります。
ワン・ライティングとは、販売事務合理化(転記の誤記の防止、帳票作成労力の節減)のために、見積書、注文書、納品書、納品受領書、請求書等を一括同時発行することです。

 

請求書発行のクラウドサービス

クラウド型請求書を使えば、どこにいても請求書を作成・管理することができますので、顧客先で仕事をする方やノマドワーカーの方に便利です。
MFクラウド請求書
misoca(ミソカ)
freee(フリー)
ZOHOインボイス

 

請求書発行業務と内部統制目的

  • 売上計上基準を明確に定めます。
  • 商品や製品などの販売、サービスの提供をしたときに、漏れなく売上を計上します。(商品や製品などの販売、サービスの提供がまだ完了していないときに、売上を計上しないこと。)
  • 顧客に請求内容を正確に伝えます。

 

請求書の出し忘れが無いように請求書作成リストで発送モレを防ぎます。

請求書を作成後は、出し忘れに注意しましょう。
請求書には連番をつけます。
作った請求書をリスト化して、全ての請求書を得意先に送付したことをチェックします。
請求書を出し忘れた場合、得意先が請求書無しで売掛金を振り込んでくれるということはほぼ、あり得ません。
入金予定日の確実に振込してもらうために、得意先の支払締日に間に合うように発送します。

 

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